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Things 3, mi gestor de tareas GTD

Things 3, la app que he elegido para la gestión de mis tareas y proyectos personales. Esta app desarrollada por Cultured Code se ha vuelto imprescindible en mi día a día. Basada en el sistema ideado por David Allen en su libro Organízate con eficacia, Getting Things Done (GTD).

La elección de Things 3 para usarla como mi gestor de tareas no fue por casualidad. Después de probar otras app durante un tiempo las iba descartando o porque no se ajustaban a lo que yo necesitaba, o su interfaz no era del todo limpia. Incluso hubo una que me conseguí adaptarme y me gustaba, pero tras el periodo de prueba el precio de suscripción era muy alto.

Entonces lanzaron la app actualizada de Things 3 y tras aprovechar el periodo de prueba comprobé que esta era la app que más se ajustaba a lo que yo buscaba. Con ella comencé a implementar el sistema GTD que unos meses antes había empezado a utilizar. Una app limpia y de un diseño bonito y agradable, fácil de usar y que se “adapta” al sistema GTD. Puede que no fuera, la que mejor emplea este sistema de gestión de tareas y que no es tan personalizable como otras app, pero está tan bien diseñada que para mí fue la mejor opción.

Ten en cuenta que hablo de mi experiencia personal. Por lo que todo lo anteriormente dicho no significa que para otra persona sea Things 3 la mejor opción. En un anterior articulo hablamos sobre cuáles erán las mejores app para gestionar tareas, en las que a parte de Things 3 estaban Todoist, Omnifocus 3 y Wunderlist (actualmente Microsoft To Do). Cualquiera de estas app puede que se adapte mucho mejor a tus necesidades, o incluso otras muchas como Any.do, 2Do o Google Task.

A continuación, veremos porque Things 3 se convirtió en indispensable en mi día a día.

Diseño

Aspecto

Lo primero en lo que todos nos fijamos a la hora de escoger cualquier cosa es en lo bonito y atractivo que es para nosotros. Es algo no tan esencial a la hora de decantarnos por una app, pero no nos engañemos si algo es bonito nos llama más.

El diseño destaca por el minimalismo y la funcionalidad. No hay nada que estorbe o que distraiga de lo que realmente importa, que es gestionar tus tareas. No hay demasiados colores que molesten, no tiene animaciones, etc. Han logrado un gran equilibrio entre diseño y funcionalidad.

Con el lanzamiento de iOS 13, un factor que han mejorado en su última actualización ha sido la inclusión del modo oscuro. Puedes escoger entre un modo oscuro completamente negro, ideal para las pantallas OLED y el modo oscuro grisaceo. Han creado la posibilidad de que el modo oscuro se active automáticamente cuando esté activado modo oscuro del propio iPhone o iPad. Muy cómodo si usas la app por el día y quieres un fondo claro y cuando se hace de noche necesitas el modo oscuro.

Aspectos Claro, Oscuro y Negro de Things 3 para iOS13. Imagen obtenida de www.culturedcode.com

Funcionalidad

El buen diseño no solo se queda en el aspecto, también destaca el diseño en cuanto a funcionalidad. Uno de los aspectos que más valoro de una app para gestionar mis tareas es la rapidez y sencillez a la hora de incluir una tarea. Ya bastante tedioso es tener que hacer la propia tarea. En este aspecto tienes varias formas de introducir una tarea de forma rápida. En Mac o iPad tienes la posibilidad de los atajos de teclado. Y en iPhone, gracias a lo que ellos denominan “Magic Plus”, es muy sencillo introducir una tarea en la bandeja de entrada, solamente necesitas un clic encima del botón y ya cuando tengas tiempo clarificarla. También incluye la capacidad de arrastrarlo hasta el proyecto o carpeta donde deseas incluir la tarea y directamente se incluye en ese lugar.

En la primera imagen si arrastramos el botón “Magic Plus” hasta la bandeja se creara una tarea dentro de la bandeja de entrada. En la segunda se ve el desplegable que se crea al pulsar el botón “Magic Plus”

Como ya he comentado en el anterior párrafo, el equipo de Culture Code ha incluido una gran cantidad de atajos de teclado tanto para Mac como para iPad, que si eres un ninja del teclado consiguen que trabajar con esta app sea muy rápido y ágil.

Metodología GTD

Aunque no sea la app más purista en cuanto a la metodología GTD para la gestión de tareas, no se echa en falta ninguna característica necesaria para emplear este método.

Listas GTD en Página Principal

Lo primero que vemos al abrir Things 3 es la clasificación de las listas principales en el esquema de GTD.

  • Entrada – Bandeja de Entrada
  • Hoy – Acciones Siguientes
  • Programadas – Calendario
  • En cualquier momento – Puedes considerarla como la Lista en Espera
  • Algún día – Lista de Algún día/Tal vez
  • La parte inferior para proyectos – Lista de Proyectos
Listas Principales de Things 3

Como podéis ver por la relación anterior, esta app está basada en GTD.

Gestión de las tareas por contextos o etiquetas

Things 3 te permite también añadir a cada tarea una etiqueta o contexto que te ayudan a mejorar la productividad. Esta característica es muy importante en esta metodología, en la que te indica o te aconseja utilizar los contextos para ser más eficiente.

Algunas de las Etiquetas o Contextos que utilizo en Things 3

Tal como indiqué en el articulo sobre el paso 5: actuar en GTD uno de los cuatro criterios para elegir una acción son los contextos. En el post se comentaba lo siguiente “Hay acciones que las puedes realizar en cualquier lugar o a cualquier hora, pero otras, dependen o necesitan un lugar concreto, una herramienta o que estén con la persona adecuada para realizarla. Esta es la razón por la que tener organizadas las listas de acciones siguientes basada en estos contextos es tan importante.”

Gestión de proyectos

La parte inferior de la página principal es el lugar donde ubicaremos todos nuestros proyectos. Un proyecto es un objetivo o resultado que deseamos obtener a corto o medio plazo que exija más de una acción. Things 3 hace que la gestión de estos proyectos sea sencillísima y muy visual.

Zona de Proyectos en Things 3

La app nos permite separar los proyectos por áreas. En mi caso las tengo separadas por proyectos personales, proyectos de esta página, Planner Code, y por proyectos del trabajo. Con ello conseguimos tener un cierto orden cuando queremos gestionar estos proyectos.

Que se puedan gestionar los proyectos de forma visual es debido a que en la parte izquierda de cada proyecto hay un círculo. Este círculo se va rellenando a medida que vas completando las tareas de las que se compone, como si fuera la ficha del trivial con los quesitos. Por lo que de un vistazo rápido puedes ver el estado de cada proyecto.

Integración dentro de Apple y con otras app

Things 3 por suerte o por desgracia solamente se encuentra dentro del ecosistema de Apple. Voy a explicarme, por desgracia es porque si en tu mundo laboral no dispones de un equipo Apple, no vas a poder disfrutar ni utilizar esta app, lo cual hace que te lo pienses mucho en comenzar a utilizarla. En cambio, por suerte me refiero a que se han centrado tanto en este ecosistema que está muy bien implementada e integrada. De hecho no he tenido ningún problema de sincronización entre la app del iPhone y la del Macbook.

Una característica que hizo que me decantara por Things 3 fue la integración con el Calendario nativo de Apple. Yo lo usaba como la app en la que apuntaba todas mis citas y al tener integración con los contactos, también accedo de una manera fácil a los cumpleaños. Pues bien, Things 3 recoge todos esos datos de citas y cumpleaños, por lo que podía ver de un solo vistazo en una misma app todas mis tareas y mis citas a la vez. En su momento fue clave y con el paso del tiempo me doy cuenta que fue un acierto.

Vista de la integración de Calendarios de Apple con Things 3

Otra app con la que Things 3 tiene una integración muy buena es la app para tomar notas Bear. Ya escribí hace un tiempo sobre esta aplicación en el articulo sobre las mejores app para tomar notas. Cómo uso Bear como la app de notas para Things 3 la explicaré en un próximo artículo. Solamente voy a decir que esta integración es fantástica.

Posibles mejoras

En su última gran actualización Things 3.10 no hubo grandes cambios, se centraron en la mejora de menús, en la adaptación a iOS13 con el modo oscuro, mejoraron la integración con la app nativa de Atajos, y otros cambios internos. Personalmente me parecieron pocos, esperaba algo más, como la posibilidad de adjuntar alguna foto o archivos a los proyectos o tareas como complementos. Aunque como acabo de comentar, suplí la no posibilidad de adjuntar archivos o fotos a las tareas gracias a Bear.

Otra mejora que echo en falta es la no posibilidad de utilizar la app en una plataforma diferente a Apple. El no disponer aunque sea de una web para poder acceder desde otros dispositivos a todas tus tareas. Esto es algo que me gustaría, aunque creo que Culture Code, por lo que da a entender en las RRSS, no lo tiene dentro de sus planes.

También me gustaría tener la posibilidad de compartir carpetas de tareas con otras personas y poder gestionar esos proyectos o áreas conjuntamente. En esto no se si están trabajando, pero estaría muy bien.

Conclusión

Llevo usando Things 3 desde el año 2017, cuando salió al mercado, y tengo que decir que fue un acierto escoger esta app para gestionar todas mis tareas. Al principio me daba apuro y reparo comprar una app, pero es algo de lo que todavía no me he arrepentido.

Yo te recomiendo está app, porque es la que mejor se ha adaptado a mi método productivo, pero cada uno tenemos nuestras propias necesidades. Como otras muchas veces ya he comentado, no existe la app perfecta para todos. Mi consejo es que analices tus necesidades y te tomes tu tiempo, sobre todo si tus necesidades tiende a escoger una app en la que tengas que pagar por ella o su pago sea por suscripción.

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