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Todoist, el gestor de tareas multiplataforma

Con la actual desaparición de Wunderlist, Todoist ha cogido la esencia de esta popular app para gestionar tareas y la está llevando a su máximo exponente. Todoist se ha convertido en uno de los más populares gestores de tareas en multiplataforma.

Esta app se encuentra en iOS, macOS, Windows, Android y en versión web, y todas ellas con las mismas funciones e igual de bien realizadas. Por lo que no importa si tu entorno de trabajo es Windows y tu móvil es Android o iPhone, si en tu casa tienes un Mac o un PC, porque tendrás siempre a mano todas tus tareas y podrás gestionarlas de la misma manera. Esto es algo de lo que pocas app pueden presumir.

Una vez hechas todas las presentaciones, comenzamos con la revisión de las características más destacadas de Todoist.

Diseño: aspecto y funcionalidad

Al igual que el resto de apps que elegimos para nuestro día a día, lo primero en lo que nos fijamos es en si es bonito y atractivo el aspecto para nosotros. Parece una tontería, pero no nos engañemos, si una app es bonita y funcional nos llamará la atención.

Página Principal

Todoist destaca en este sentido por el minimalismo dentro de su interfaz. En su página principal vamos a encontrar solamente cosas necesarias para poder gestionar nuestras tareas, como son:

Botones comunes

Versión iOS – Versión macOS – Versión Web
  • La bandeja de entrada, donde capturaremos todas nuestras entradas antes de ser clarificadas y organizadas.
  • Hoy, que es donde estarán todas las tareas que deben ser completadas en el día de hoy.
  • Próximo, es donde tendremos una visión más general de todo lo que está por venir. Esta característica la han implementado en estas últimas semanas y creo que ha sido un acierto el resultado que han obtenido.

Zona personalizable
Debajo de los tres botones anteriores nos encontramos con la zona en la que nosotros podemos personalizar añadiendo y gestionando nuestros proyectos, etiquetas y filtros.

Todoist Proyecto, Etiquetas y Filtro en sistema iOS
  • Proyectos, es donde irán a parar todos los proyectos que tengamos abiertos. Podremos clasificarlos y separar los proyectos personales y los profesionales.
  • Etiquetas. Al principio, las etiquetas pueden llegar a confundirnos un poco, pero si la metodología que utilizar para gestionar tus tareas es GTD, esta parte te resultará muy útil.
  • Filtros. Este apartado, hace que Todoist sea una de los gestores de tareas más ágiles que haya. Con los filtros, podrás crear vistas personalizadas en función de la fecha de vencimiento, proyecto, etiqueta, prioridad, fecha de creación, etc.

Creación de Tareas

A la hora de crear y gestionar las tareas Todoist mantiene un diseño minimalista en el que está solamente están los botones necesarios para que una tarea quede perfectamente definida como son:

Entrada de Tarea en sistema macOS
  • Título o nombre de la tarea
  • La fecha de vencimiento, si la hubiera.
  • La etiqueta, si le queremos añadir un contexto si utilizamos la metodología GTD.
  • La bandera de la Prioridad. Todoist nos permite clasificar las tareas según cuatro prioridades.
  • Recordatorio, si queremos que nos avise en un momento determinado de una tarea.
  • Comentarios o archivos adjuntos. Podremos añadir desde notas, a subir documentos, fotos PDF, etc. Lo que nos permite es ahorrar tiempo y esfuerzo teniendo toda la información necesaria y organizada en la propia tarea.
  • Subtareas. Como bien sabemos, dividir una tarea grande en subtareas puede ser la clave del éxito. Y Todoist permite añadir subtareas, que pueden ir desde desglosar una tarea tediosa en varias más pequeñas, o añadir la lista de la compra en formato check-list para ir anotando lo que hayamos comprado.

Lenguaje natural para crear tareas

Esta característica consiste en que la propia app Todoist a la hora de añadir una tarea reconoce el lenguaje natural con el que escribimos. Un ejemplo es que cuando introducimos una nueva tarea escribimos comprar leche mañana, la propia app asigna esta tarea para mañana.

Lenguaje natural en sistema iOS

Los comandos que reconoce son los siguientes:

  • Fecha: si indicas una fecha escribiendo como por ejemplo mañana, dentro de una semana, esta tarde, el miércoles, etc. Todoist le asigna esa fecha como la de vencimiento.
  • Proyecto: si tenemos claro que una tarea va a un proyecto específico y queremos que vaya directamente a ese proyecto sin pasar por la bandeja de entrada colocaremos una almohadilla (#) y escribiremos el nombre del proyecto. Si ese proyecto existe, a medida que vas escribiendo irá apareciendo para facilitarte la inclusión en él. En cambio, si no existe te da la opción de crearlo directamente al escribirlo.
  • Prioridad: si le queremos asignar una prioridad de las cuatro que existe a la tarea, simplemente escribiendo p1, p2, p3 irán a las prioridades indicadas. Por el contrario, si la prioridad es la más baja, la cuatro, no hace falta escribir nada, porque es la prioridad que le da Todoist por defecto.
  • Etiqueta: si nuestra metodología es GTD y usamos muchos contextos, para asignar de forma rápida a una tarea un contexto o etiqueta, colocando el símbolo de arroba (@) y escribir el nombre del contexto, automáticamente se le asigna a esa tarea.

Este es uno de los aspectos que más me gusta y que hace muy ágil la introducción de nuevas tareas es que Todoist reconoce el lenguaje natural. Y además que lo diferencia de otras app de gestión de tareas.

Trabajo en Equipo, proyectos compartidos

A parte de ser una app ideal para gestionar tareas y proyectos individuales, Todoist tiene la posibilidad de compartir proyectos con tu equipo de trabajo o tu pareja.

Te permite compartir proyectos, asignar tareas a otras personas o que esas personas te las asignen a ti. Otro punto a destacar es que te permite mantener una conversación sobre lo que se está trabajando a travez de hilos de comentarios dentro de cada tarea o sobre un proyecto entero.

Dentro de esas conversaciones, Todoist te permite añadir y adjuntar archivos desde Google Drive o Dropbox de una forma sencilla para poder tener todo lo relacionado con ese proyecto o tarea a mano.

Si necesitas tener una app para proyectos colaborativas, Todoist puede que sea la más adecuada para ti.

Karma

Dentro de Todoist, también existe un apartado para la automotivación que se llama karma. En él, podrás establecer objetivos de tareas a completar en un día o en una semana con lo que obtendrás puntos, pero también ganaras puntos por interactuar con tus tareas. Se trata de una forma de motivarte e impedir que agregues tareas y las dejes incubando sin ningún fin.

Karma también es la bandeja donde se archivan todas las tareas que completas dentro de Todoist. Con lo que se convierte en un registro de actividad tanto del resultado de las tareas, como del proceso hasta completarlas.

Por supuesto, que esta característica la puedes desactivar, pero puede ser una ayuda extra que te motive a seguir y completar tus tareas.

Posibles mejoras

No todo va a ser bueno dentro de Todoist, y después de estar usándola durante un tiempo, puedo decir que, bajo mi punto de vista, tiene características que mejorar y otras que añadir.

  • Subtareas: A la hora de separar y desglosar tareas grandes en más pequeñas cuesta manejaras y ver en que nivel se encuentran. Se puede ver bien pero cuesta y no se maneja de forma tan ágil como otras características de Todoist.
  • Botón + en pantalla de inicio: Al venir de Things 3 y ver su botón “magic” y no poder usarla de la misma forma dentro de Todoist me cuesta y se me hace un poco rígido dentro de la pantalla de inicio. Porque en la pantalla de próximo, sí que han conseguido llevar el botón hasta la fecha en la que queremos añadir.
  • Integración con calendario: Otro aspecto que me gustaba de Things 3, y que otras app de gestión de tareas tienen como Omnifocus 3 o Tick Tick tienen, es la integración con la app nativa de calendario, en este caso de iOS. Me estoy refiriendo a la posibilidad de ver dentro de Todoist, las citas incluidas en la app de calendario. Para mí, es algo importante poder de un vistazo y en la misma app ver mis tareas y mis citas de ese día.

Plataformas disponibles

Disponible en Mac, iOS, Windows, Android y versión Web.

Precio y suscripciones

Plan gratuito: Hasta cinco personas y 80 proyectos.

Plan Premium: 3€/mes, 300 proyectos, 25 personas por proyecto y añade alguna característica más.

Plan Business: 5€/mes por cada usuario y te permite 500 proyectos, 50 personas por proyecto, soporte prioritario y con características adicionales.

Planes y Precios de Todoist

Conclusión

Todoist es una app ideal para todos aquellos que dan importancia a la facilidad de uso, a la posibilidad de compartir tareas y proyectos con otras personas y a la accesibilidad a todas tus tareas en múltiples plataformas. Si buscas todo esto en una app, Todoist es la que mejor se adapta.

Y antes de finalizar, me gustaría resaltar que Todoist es una aplicación de las llamadas “freemium”, es decir, que puedes utilizar gratuitamente unas características y si quieres todo el pack completo debes pagar una suscripción. Para ser justos con otras reviews que he hecho, voy a hablar de las características de la cuenta premium, más completa que la gratuita. Por lo que te invito a que si te gusta esta app, primero utilices la versión gratuita, que es muy completa, y si necesitas más características te suscribas al plan premium.

Si crees que falta alguna característica o que nos hemos dejado algo por añadir, deja un comentario o contáctanos a través de Twitter @planner_code.

3 Comentarios

  • Xavier

    Gracias Diego.
    Muy claro y perfecto análisis.
    Por otro lado, puedes compartir si sabes algo acerca de su éxito real como negocio.
    Me refiero a número de suscriptores de pago, cifras de negocio aproximadas, ¿cómo es de viable el negocio?
    Gracias.

    • Diego González Prieto

      Hola Xavier,

      Lo primero de todo, perdón por la tardanza en contestar.

      Respecto a tu cuestión sobre la viabilidad o no del negocio de Todoist como compañía la desconozco.
      La información que conozco es que se trata de una app de la compañía Doist, fundada por Amir Salihefendi.
      A parte de esta app, tiene también en el mercado la app Twist, enfocada en la mensajería para equipos de trabajo. Se podría decir que es la competencia de Microsoft teams o de Slack.

      Gracias por tu comentario.
      Un saludo.

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