Técnicas de Planificación

Paso 5: Actuar en GTD

Todo lo anterior no tendría sentido si cuando llega el momento no te pones manos a la obra. Los pasos anteriores son para ayudarte a tener la “mente como el agua” y el criterio suficiente para que en este paso puedas decidir qué hacer y cuándo puede ser el momento adecuado para hacerlo.

Llegados a este punto toca decidir la siguiente acción a realizar, David Allen en su libro Organízate con eficacia nos da tres modelos que te ayudarán poder elegir mejor.

Los tres modelos para decidir tus acciones en GTD

Ya hemos indicado anteriormente, que tan importante es decidir que vas a hacer como estar a gusto con la decisión que acabas de tomar. Antes de nada, debes confiar en tu intuición, porque si has capturado, clarificado, organizado y reflexionado todos tus asuntos, tendrás los criterios y la información suficiente para elegir la siguiente acción.

Modelos de los cuatro criterios para elegir una acción

Los cuatro criterios son los siguientes:

  1. Contexto: Hay acciones que las puedes realizar en cualquier lugar o a cualquier hora, pero otras, dependen o necesitan un lugar concreto, una herramienta o que estén con la persona adecuada para realizarla. Esta es la razón por la que tener organizadas las listas de acciones siguientes basada en estos contextos es tan importante.
  2. Tiempo disponible: Si dispones solamente de 20 minutos antes de una reunión que tienes programada, no vas a ponerte a realizar una tarea que sabes que te va a llevar mucho más del tiempo del que dispones. Tener actualizado el calendario te ayudara a saber el tiempo del que dispones.
  3. Energía disponible: Algunas acciones requieren que estés con la energía y concentración al 100%, pero como bien sabes, hay momentos en la semana o incluso en el día en los cuales no estés a con el nivel de energía adecuado. Un buen truco es crear otro contexto de “energía baja” para señalar las acciones que no requieran una alta concentración y energía. Con este truco sacarás el máximo rendimiento incluso cuando tu depósito esté en la reserva.
  4. Prioridad: Ya has analizado el contexto, la energía y el tiempo del que dispones, y ahora ¿qué acción es más importante o urgente? En esté punto, el criterio que has adquirido gracias a todos los pasos dados con anterioridad te ayudaran a elegir entre diferentes acciones.

Modelo tridimensional para identificar tu trabajo diario

David Allen define tres clases diferentes de actividad en las que puedes estar ocupado:

  1. Definiendo tu trabajo: Para tener tus asuntos, listas y calendarios organizados y actualizados, es fundamental emplear tiempo para definir tu trabajo. Antes de actuar debemos pensar y analizar.
  2. Haciendo un trabajo predefinido: Esto consiste en realizar las tareas o acciones que antes ya te has definido. Aprovecha estos momentos del día para intentar avanzar en tus y completar acciones de tus proyectos definidos.
  3. Haciendo un trabajo que surge en el momento: Este tipo de trabajo es el que surge de imprevisto. Dependiendo de tu tipo de trabajo puedes tener más o menos trabajos imprevistos. Si dispones de un buen sistema GTD y lo tienes organizado y actualizado te ayudará a valorar estos imprevistas. Si las acciones que surgen son importantes o urgentes que deben hacerse en ese momento y dejar de lado lo que estas haciendo o simplemente puedes anotarla en tu bandeja de entrada para procesarlas a posteriori.

Modelo de seis niveles para revisar tu trabajo

Este modelo de niveles de GTD nos hace conocer desde nuestras prioridades o principios de vida, hasta futuros y actuales proyectos como los resultados más a corto plazo. Con esta visión tan global, seguro que mejorará nuestra toma de decisiones y prioridades sobre las siguiente acciones a realizar.

Los horizontes o niveles son los siguientes:

  1. Horizonte 5: Propósitos y principios: Este es el horizonte más alto, donde nuestra visión es muy global. Aquí analizaremos que realmente queremos, cuales son nuestros principios y valores.
  2. Horizonte 4: Visión: En este horizonte es donde están nuestros proyectos a largo plazo, de unos 3 a 5 años. Las decisiones que tomes desde este horizonte tendrán influencia sobre ti y tu trabajo más inmediato.
  3. Horizonte 3: Metas y objetivos: Es lo que deseas experimentar en las diferentes áreas de tu vida en 1 o 2 años. Desde este horizonte, puedes ver como hay ciertas áreas o aspectos de tu vida que aumentarán de importancia y otros disminuirán.
  4. Horizonte 2: Áreas de enfoque y responsabilidad: En este punto están las áreas o responsabilidades que aceptas y que son importantes para ti (familia, pareja, trabajo, ocio, alimentación, etc). Cada cierto tiempo, 3 meses estaría bien, se deberían revisar estas áreas y si has mejorado o te has estancado en ellas.
  5. Horizonte 1: Proyectos actuales: Son tus proyectos actuales, los que están llevando acabo en estos momentos. Debes conocer y ver si evolucionan y que necesitas para poder completarlos.
  6. Piso: Acciones actuales: Aquí están las listas de las siguientes acciones de tu día a día o el siguiente paso que debes dar.

Una vez que conoces los horizontes, ¿por dónde debemos comenzar?, desde lo más alto conociendo tus principios vitales y de ahí ir descendiendo hasta el suelo o ir ascendiendo desde tu día a día hasta llegar a conocer tus principio más vitales.

La teoría nos puede indicar que lo ideal es conocer tus valores más esenciales, para poco a poco ir descendiendo y llegar hasta el suelo, donde están las listas de nuestras siguientes acciones.

Pero el sentido común nos hace ver que si no tenemos nuestro día a día organizado, no podremos despegar e ir ascendiendo hasta poder ver el último horizonte y tener una visión más global de nuestra vida.

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