Técnicas de Planificación

Paso 1: Capturando en GTD

Sácate todo de la cabeza. Esta frase la vas a ver escrita constantemente porque es el principio fundamental del sistema GTD. Tal como comentábamos en el post de Introducción a GTD, capturar es el primer paso de los cinco que propone David Allen para este sistema.

Como indica el título de este post, la primera fase de GTD es capturar. Básicamente es recopilar o recoger todos tus asuntos abiertos o lo que llama tu atención en un solo lugar hasta decidir qué son y qué hacer con ellos.

Los factores que determinarán el éxito de esta primera fase son los siguientes:

  1. Sácate todo de la cabeza. Tómate tu tiempo, recapacita, analiza todos tus asuntos abiertos, utiliza listas de verificación, realiza lo que necesites hasta tener recopilado todo lo que ocupa tu atención.
  2. Ten el menor número de lugares posibles para realizar la captura.
  3. Vacía regularmente tu lugar de captura. De nada sirve recopilar tus asuntos en un lugar si a posteriori no los analizas y te ocupas de ellos.

Primera Recopilación en GTD

Cuando estás empezando con el sistema GTD necesitarás realizar esta primera fase de captura con sumo cuidado. Te recomiendo que reserves tiempo para completarla y analices minuciosamente todos los asuntos que tienes abiertos. No pares hasta que tu cabeza esté segura de tener todos tus asuntos capturados.

La importancia y los motivos de esta primera captura son:

  1. Hacerte una idea inicial del volumen de asuntos con los que tendrás que lidiar.
  2. Te ayudará a ver en qué punto te encuentras dentro de tus asuntos.
  3. Te evitará distracciones cuando te encuentres en la fase de clarificar o de organizar tus asuntos.

Cuando estés recopilando si hay algo que sin ninguna duda sea basura, no lo dudes, tíralo. Es de sentido común, pero muchas veces guardamos y almacenamos información para por si acaso, que solamente nos ocupan espacio y tiempo.

Hay dos errores que se suelen dar a la hora de capturar, sobre todo cuando estas empezando:

  1. No capturar o trasladar a la bandeja de entrada todo lo que tengas en tu cabeza. Para intentar evitar este error, ayúdate de listas de verificación o check-list. Estas listas te ayudarán a realizar un barrido mental para asegurarte que no te dejas nada sin revisar. Para la primera recopilación necesitarás tiempo en analizar tu entorno personal y profesional para no pasar nada por alto. Este es un buen momento para crear tu primera lista de verificación para posteriores recopilaciones o revisiones semanales.
  2. El otro error común es ponerte a clarificar u organizar mientras capturas. No lo hagas. Cuando estés en la fase de recopilar, recopila, y concéntrate solamente en ello. Realizar dos tareas a la vez, hará que no hagas ninguna correctamente.

Importancia del hábito de capturar en el Sistema GTD

Qué importante es el hábito para todo, para mantenerte en forma, para una buena alimentación, y el sistema GTD no va a ser menos. Una vez que ya tenemos puesto en marcha nuestro sistema, la única forma de que éste continúe hacia delante es creando un hábito.

Para que una acción se convierta en hábito es necesario repetirla y cuanto más sencilla sea esta acción menos esfuerzo nos costará repetirla. Con esto quiero decirte que construyas tu sistema GTD sencillo, en el que capturar no te lleve mucho tiempo ni esfuerzo. Y ten la máxima de que el sistema trabaje para ti, no tú para el sistema.

Mi recomendación es que eches mano de una libreta que suelas llevar encima o emplees las nuevas tecnologías, como por ejemplo el móvil que solemos tener siempre con nosotros. Como ya he comentado en este blog, actualmente existen muchas apps que te ayudan a gestionar tus listas de tareas. Aprovéchate de ellas y que te ayuden a que capturar se convierta en un hábito.

Como dice David Allen en su libro Organízate con eficacia, “utiliza la mente para meditar sobre las cosas, no para pensar en ellas.”

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