Técnicas de Planificación

Paso 2: Clarificar en GTD

Clarificar o procesar en GTD se puede resumir en vaciar la bandeja de entrada. Esto no significa realizar o terminar todas las acciones, sino que se trata de identificar qué es cada asunto capturado en el paso 1 de GTD y definir qué hacer con ellos. Este es un paso clave y uno de los principales obstáculos que debemos superar cuando nos iniciamos en este sistema debido a que comenzamos a transformar las entradas para poder trabajar con ellas.

Los fundamentos o principios por los que se rige este paso son los siguiente:

  1. Procesar primero el elemento que esté más arriba. Olvídate de mirar lo que crees que es más importante o más urgente. Todo se procesa de la misma forma.
  2. Procesa un elemento de cada vez.
  3. Jamás vuelvas a colocar nada en la bandeja de entrada.

Para comenzar a clarificar debemos hacernos dos preguntas cuyas respuestas indicarán las forma de actuar con cada asunto: ¿Qué es lo que he capturado? y ¿requiere acción?.

Esquema GTD

¿Qué es? Primera pregunta para clarificar en GTD

Debemos tener claro qué es cada asunto antes de comenzar a trabajar con él. Imagínate que estás clarificando y el siguiente elemento a procesar es un informe que debes enviar a un cliente. Si nos preguntamos ¿qué es? la respuesta inmediata es: un informe. Pero esta pregunta va más allá, ya que aquí debes analizar realmente lo qué significa ese informe para ti, el grado de compromiso que ese informe tiene, y qué debería pasar para que ese informe pase a tus asuntos completados. En este caso la acción simplemente podría ser: enviar el informe al cliente.

¿Requiere acción?

¿Qué es una acción?. En el libro Organízate con eficacia indica: cada acción siguiente tiene que ser sin excusas la siguiente cosa física que hay que hacer.
En otras palabras, una acción es la actividad física concreta e independiente que está orientada a finalizar o completar un objetivo. No depende de otras acciones previas que no estén concluidas.

No requiere acción o no queremos hacer algo ahora

En el supuesto de que la respuesta sea que no o ahora no, David Allen nos propone 3 opciones o alternativas a esta respuesta:

  1. Eliminar: Para todo aquello que no requiera ninguna acción, ni nos sea útil para acciones futuras. No guardes o almacenes información que no te sea de utilidad. El exceso de información es tan malo como no disponer de ella.
  2. Elemento a incubar: Esto es para todo lo que deseas hacer pero en un futuro y hay dos posibilidades:
    1. Si no tiene fecha clara pero es algo que te gustaría realizar en un futuro anotado en la carpeta de Algún día / Tal vez. Por ejemplo, se trata de apuntes o información acerca de un curso de inglés que quieres comenzar a estudiar en algún momento después de verano sin fecha concreta.
    2. Si conoces la fecha para realizar esta acción anota una cita en el calendario. En este caso conoces la fecha del inicio del curso de inglés al que ya te has apuntado, por lo que te anotas en el calendario un recordatorio.
  3. Material de referencia: Almacena solamente lo que sientas que sea útil o que se pueda convertir en acción en un futuro. Ten un buen criterio de almacenamiento para que la información sea sencilla de acceder a ella, de lo contrario y tal como indica Allen, nos será incómodo y no accederemos a la información que es importante.

Sí requiere acción, pero ¿cuál es?

Ya hemos concluido que el asunto que estamos clarificando requiere acción, pero resulta que necesita varias acciones para concluirse, entonces esto es un proyecto. Aquí entra la máxima latina Divide et impera (Divide y vencerás), es decir, divide el proyecto en tantas acciones como necesites hasta conseguir finalizarlo.
Un ejemplo claro de proyecto es la realización de una página web, la cual necesita que compremos un dominio, contratemos un hosting, diseñemos la portada, etc.

Sí llegamos a la conclusión de que el siguiente asunto se trata solamente de una acción y la hemos definido:

  • Si requiere menos de dos minutos hazla. Te va a costar más tiempo gestionarla que realizarla. La regla de los dos minutos es sorprendentemente eficiente y eficaz.
  • Es de otra persona, delega. Informa a esa persona de la acción que tiene que realizar por correo, por WhatsApp, una llamada, etc.
  • Se trata de una acción que debes completar lo antes posible, anótala en la lista de acciones siguientes.
  • Tiene una fecha concreta para realizarla, anótala en el calendario.
  • Está pendiente de que otra persona finalice su acción o que se complete algo que estás esperando antes de comenzar con la acción, inclúyela en la carpeta de en espera.

Conclusión

Clarificar o procesar en GTD no es tan difícil, pero tienes que pararte a analizar cada asunto, y una vez tengas claro qué es, debes decidir qué vas a hacer con ello. Teniendo estas dos cosas claras, ahora es cuando debes tener la constancia y fuerza de voluntad de convertirlas en un hábito.

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