Técnicas de Planificación

Introducción a GTD

En este blog hemos mencionado el sistema GTD. Este sistema es la metodología en las que se basan la mayoría de las apps de gestión de tareas. Pero ¿qué es GTD?. GTD son las siglas de “Getting Things Done”, un sistema para gestionar tus tareas o proyectos, personales y profesionales, ideado por David Allen en su libro titulado en español “Organízate con eficacia”.

Fundamentos de GTD

El fundamento o principio detrás de GTD es tener “la mente como el agua”. Esto se basa en la necesidad que tenemos de liberar nuestra mente de todo el “ruido”, como recordatorios o tareas pendientes, y apuntarlos o almacenarlos en un lugar específico y fiable, el cual revisemos regularmente. Con esto, conseguimos no tener que gastar energía en recordar todas las tareas, sino que nos centramos en realizarlas.

Básicamente lo que propone GTD es la creación, gestión y mantenimiento de listas de tareas por contextos. Los contextos pueden ser, lugares, herramientas, personas o tiempo que necesitamos para realizar las tareas. Nos propone sencillamente ser eficientes.

Elimina las listas de tareas por prioridades y te indica que las separes por contextos. Las listas por prioridades son más ineficaces, ya que saber que algo es prioritario, pero no dispones del tiempo, de la herramienta o no te encuentras en el lugar indicado para hacerla te produce estrés, haciéndote perder energía. GTD te indica que aproveches cualquier momento libre que tengas para revisar y analizar tus listas y si te encuentras con los contextos adecuados y entonces, aquí sí, que debes priorizar y realizar la mayor cantidad de tareas posibles.

Sistema GTD

El sistema GTD ayuda a que transformes todos tus asuntos y proyectos en acciones simples que se puedan ejecutar para que dejen de preocuparte. Para realizar esta transformación necesitamos seguir 5 pasos:

  1. Capturar. Debes reunir y recopilar el 100% de los asuntos que tienes incompletos en un lugar donde estés seguro al que volverás a acudir. Esto ayuda a liberar tu mente porque está segura de haber transferido todo a un lugar seguro y fiable.
  2. Clarificar. En este segundo punto debemos aclarar qué hacer con cada uno de los asuntos. Si estos requieren acción o no, si para completarlo se necesita más de una acción pasará a ser proyecto, si es una acción que requiere menos de dos minutos hazla, etc. Este punto es clave y al principio requerirá tiempo en analizar y elegir qué hacer con cada cosa.
  3. Organizar. Una vez aclarado que hay qué hacer con cada asunto, llega el momento de organizarlo y colocarlo en el lugar que le corresponde, ya sea física o digitalmente. Si es basura tíralo, si es un proyecto almacénalo en el sitio que hayas designado para los proyectos, si es una cita o acción para un día concreto colócalo en el calendario, etc. Aquí es donde empezamos a ver en qué lugar nos encontramos con cada asunto.
  4. Reflexionar. Este sistema no tendría éxito sin que reflexionáramos y revisáramos nuestras listas. GTD se sustenta en poder confiar en ellas para liberar tu mente. Esto no podría hacerse si no revisáramos nuestras listas de forma periódica que nos haga ver de forma global en qué punto estamos de cada asunto, cada proyecto, cada acción. Con las revisiones podemos optimizar las acciones siguientes ya que conoceremos cuándo dispondremos del contexto adecuado para realizarlas. Según David Allen, la clave del éxito de este sistema son “las revisiones semanales”.
  5. Actuar. Todo lo anterior no tendría sentido si cuando llega el momento no te pones manos a la obra. Todo lo anterior es para poder decidir qué hacer y cuándo puede ser el momento adecuado para hacerlo. Confía en tu intuición a la hora de elegir la siguiente acción. Pero lo más importante de todo, con la acción que elijas como siguiente hazla,sino solo habrás perdido el tiempo.
Esquema GTD

GTD, Aplicando el Sentido Común

Todo lo anterior se puede resumir en que GTD te da herramientas para que apliques el sentido común, y podemos resumirlas de la siguiente manera:
Recopilar. Si apuntas las cosas en un lugar que tú selecciones, nunca se te olvidará nada.
Analizar todo lo que apuntas, hace que elijas de forma óptima las acciones que vas a realizar.
Dividir los proyectos en acciones, nos ayuda a tener claro el camino (acciones simples) y poder avanzar hasta llegar al objetivo. También es motivante completar acciones, por lo que nos ayuda a ser mucho más productivos.
● Separa las acciones por contextos es muy eficiente. Realizar tareas similares hace que avances más rápido. También hace que aproveches la situación del lugar donde te encuentras o la herramienta o tiempo del que dispongas en ese momento.
● Si revisamos regularmente tus listas, podrás conocer en qué punto estás y hacia dónde estás yendo. Saber esto te dará una sensación de control que te ayudará a reducir el estrés; y por qué no, a sentirte motivado y con mucha más energía.
● Y sobre todo completa las acciones. Si no, no te servirá de nada ningún sistema.

Es muy importante conseguir que el sistema se convierta en un hábito. Si eres capaz de conseguirlo, te ayudará a reducir el estrés, a ser más eficiente y sobre todo más productivo. Si de verdad lo logras, habrás conseguido algo más que la mayoría de gente.

Y ten en cuenta que siempre es mejor tener un método o sistema que no tener nada.

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