Técnicas de Planificación

Paso 3: Organizar en GTD

Organizar en GTD es ubicar en el lugar adecuado cada asunto clarificado en el paso anterior para poder usarlo después. Estos lugares o ubicaciones pueden ser físicos (carpetas, bandejas, etc) o digitales (por ejemplo apps de gestión de tareas).

Se necesita tener una organización sólida que haga que confíes en ella y puedas eliminar la presión de tener que recordar las cosas. Una vez más se pone de manifiesto el principio que propone David Allen con este sistema, tener la “mente como el agua”.

Debes tener claras dos premisas antes de empezar a organizar:

  • Tener claros y definidos los límites. Las categorías deben estar separadas visual y fisicamente, que te ayude a diferenciar qué es cada asunto.
  • Simplicidad, sólo necesitas listas o carpetas. En cuanto sepas qué hay que colocar en cada lista, todo será mucho más sencillo y ya únicamente te dedicaras a gestionarlas.

En la parte exterior del esquema de GTD (siguiente imagen) se muestran las distintas categorías de listas a los que irán los asuntos.

Organización de los asuntos ACCIONABLES

Lista de Acciones Siguientes

A esta lista van todas las acciones no delegables de más de dos minutos que haya que hacer lo antes posible. La mejor forma de organizar esta lista es por contextos particulares de cada acción.

Los contextos te ayudaran a simplificar el enfoque de las acciones y puedas realizar un mayor número de ellas cuando te encuentres dentro de ese contexto. Los contextos más habituales son los de la siguiente lista, aunque puedes añadir los que más se ajusten a ti:

  • Acciones
    • Recados
    • Tareas domésticas
    • Llamadas
    • Mail
  • Lugares
    • Oficina
    • Casa
    • Donde sea
  • Personas
  • Tiempo o Energía

Esta lista debe revisarse siempre que se tenga un rato libre.

Calendario

El calendario debe ser un lugar donde se muestran los asuntos fijos en torno a los que realizaremos y gestionaremos el resto de acciones. Ten claro que todo asunto que le pongas fecha debe realizarse ese día.

En el calendario van tres tipos de cosas:

  • Acciones para realizar en un horario determinado
  • Acciones para realizar en un día concreto
  • Información de un día determinado

Lista En Espera

A esta lista van todos los asuntos o acciones que has delegado, o que estas pendiente de una respuesta para comenzarla. Debemos revisarla periódicamente por si fuera necesario enviar un recordatorio a esa persona.

Un truco que nos da David Allen para las acciones delegadas es anotar la fecha en la que lo solicitas y la fecha límite.

Lista de proyectos y materiales de apoyo de los proyectos

Un proyecto es un objetivo o resultado que deseamos obtener a corto o medio plazo que exija más de una acción.

Algunos métodos para organizar los proyectos pueden ser:

  • Personales / Profesionales
  • Proyectos delegados
  • Tipos específicos de proyectos

Aunque la forma en la que puedes organizarlos no es tan importante, porque en realidad no ejecutas un proyecto como un todo, sino que los proyectos son objetivos o metas a conseguir mediante las acciones que le hemos asignado para llegar hasta él.

Algunos proyectos pueden ser ambiciosos y que requieran de muchas acciones. Con el fin de poder simplificar el proyecto y tener una visión más clara de él, se pueden subdividir. Estas subdivisiones se pueden hacer por las diferentes áreas de proyecto, por las personas responsables de las acciones, etc. El único objetivo de esto es tener una visión clara del proyecto.

Material de apoyo para los proyectos

No utilices el material de apoyo como un recordatorio de proyecto o acción.

Todo el material de apoyo, información importante de cada proyecto o simples detalles que puedan servirte en algún momento mientras realizas las acciones de ese proyecto, debes almacenarlo o guardarlo en un lugar que tengas siempre a mano y que puedas acceder a el con facilidad. No importa que sean notas, mails, papeles sueltos, notas en apps, etc. No deseches una idea que pueda ser útil para completarlo.

Organización de los asuntos NO ACCIONABLES

Los asuntos que no requieren acción se dividen en:

  • Basura
  • Listas de asuntos que precisen acción más adelante (Algún día / Tal vez o Calendario)
  • Material de referencia

Basura

Poco más que añadir, si lo has eliminado no te es útil ni lo va a ser, por lo que lo mejor es no volver a preocuparte por ello.

Listas de asuntos que precisen acción más adelante

Algún día / Tal vez

En esta carpeta o lista puedes ser todo lo creativo que quieras ser y añadir en ella cosas o asuntos que en un futuro te quisieras realizar, pero sin la necesidad de comprometerte a realizar algo aún (una película que quieras ver, un viaje que quieras realizar, un curso al que quieras acudir, etc). No te cortes, da rienda suelta a tu imaginación.

Calendario

El calendario dentro de la categoría de asuntos no accionables puede a ayudarte a:

  • Ser el detonante que te active proyectos
  • Anotar la actividades en las que tal vez quieras participar y tengan fecha de inicio concreta
  • Tomar una decisión sobre un asunto a futuro

Material de referencia

El sistema de archivos de referencia debe ser un lugar sencillo de administrar y sencillo de utilizar. De no ser así, tu sistema será como un agujero negro en el cual no recuperaras nada de lo que almacenes. Guarda solo lo que realmente te será de utilidad y merezca la pena ser guardado.

2 Comentarios

  • Cipri

    Son cosas que por sencillas a veces no le das importancia y cuando lo necesitas no sabes donde recurrir y sabes que lo tienes.
    Por eso me parece tan importante la organizacion, pero tienes que saber como empezar.

    Muy interesante

  • Martín

    Hola Diego GP, estás tratando unos temas de los que tenemos que aprender y mucho. Gracias por explicarlos con tanta claridad. Desde luego que nos son de gran ayuda.

    Martín

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