Técnicas de Planificación

Paso 4: Reflexionar en GTD

En la portada del libro Organízate con Eficacia de David Allen indica “el arte de la productividad sin estrés”. Esta frase es lo que representa el sistema GTD, sentirte y ser productivo a la vez que reduces tu estrés.

Nuestros asuntos, proyectos y nuestra vida son muy dinámicos, por lo que necesitamos algo que nos dé la seguridad de estamos haciendo realmente lo que necesitamos hacer, a la vez que nos sintamos bien por no estar haciendo lo que no estamos haciendo.

Cuando comienzas con la metodología GTD, comienzas capturando todo lo que llama tu atención, clarificando que es cada asunto y organizando y ubicando cada asunto en su lugar correspondiente. En este momento sientes que tu sistema GTD es fiable y puedes estar seguro de él. Pero enseguida llegan más cosas a tu bandeja de entrada que pueden alterar tus siguientes acciones, o necesitaras incluir alguna tarea adicional a algún proyecto y esta debe hacerse antes que otras.

Es por todo ello, que para llegar a tener la “mente como el agua”, es necesario revisar o reflexionar. Si no revisamos nuestros asuntos de una manera regular, estos no se ajustaran a nuestra realidad del día a día y nuestro cerebro no dejara de pensar en ellos. Este es el momento en el que nuestro sistema pierde totalmente la esencia para la que se creo.

¿Qué y cuándo revisar tu sistema GTD?

David Allen nos indica que debemos revisar nuestro sistema GTD todas las veces que consideres preciso hasta eliminar todo su contenido de tu mente. A continuación te voy a indicar unas pautas que te permita mantener tu sistema GTD vivo y actualizado.

Check-List, muy útiles al Revisar y Reflexionar en GTD

Revisiones Diarias

Cada día revisa todos tus asuntos que estén activos, es decir, lista de siguientes acciones, lista de en espera y el calendario. Esta revisión te ayudará a poder elegir de una manera más óptima que debes hacer en cada momento.

Siempre que puedas y el tiempo y tus asuntos te lo permitan, realiza esta revisión. Pero si no puedes realizarla tan a menudo como te gustaría, al menos reserva unos minutos a última hora de tu día laboral o en la noche justo antes de dormirte para poder preparar el día siguiente. Si la haces a primera hora de la mañana también es un buen momento.

Revisión Semanal

Se debe realizar al menos una revisión muchas más profunda una vez por semana. Esta revisión debe hacerse de tu sistema GTD casi al completo y con una visión mucha mayor y más lejana que las revisiones diaria. Si consigues realizarla de una manera adecuada y regular, te ayudará a recuperar el equilibrio y la visión que hemos podido perder durante la vorágine del día a día. Esta revisión será una de las clave de éxito de este sistema.

Mi consejo, realiza tu revisión semanal el último día de tu jornada laboral a ultima hora o el momento justo después de finalizarla. Tendrás una visión más cercana y fresca de tus asuntos, por lo que podrás decidir mejor qué vas a hacer con ellos. Ayúdate de check-list para que no te pases ninguna lista ni asunto por alto.

Revisión del “Panorama General”

Se trata de las revisiones que realizaras con menos frecuencia, pero la que pondrá los pilares en los que asentar tu sistema. En esta revisión debes aclarar tus objetivos a largo plazo, la visión de futuro que tengas y tus principios, estos te ayudarán y guiarán a la hora de priorizar tus decisiones.

Al tratarse de una revisión de un enfoque mayor, la frecuencia dependerá más de ti y de la capacidad o circunstancias que tengas para estar tranquilo con tus prioridades y objetivos. Un buen momento para hacerlas pueden ser justo antes de periodos vacacionales largos o al finalizarlos.

2 Comentarios

  • José Miguel Bolívar

    Hola, Diego:

    Muy interesante esta serie de posts que estás publicando sobre la metodología GTD®.

    Me gustaría añadir un matiz importante con relación a este post en concreto.

    Las revisiones diarias no existen como tal en GTD. Estas revisiones forman parte del paso 5, Ejecutar, y deben realizarse cada vez que vamos a hacer un «trabajo definido».

    En otras palabras, a no ser que vayas a aclarar alguna de tus bandejas de entrada, o que estés haciendo «trabajo según surge», el proceso correcto es filtrar las opciones disponibles en función de las circunstancias, revisar cuáles son y elegir de entre ellas la que tiene más sentido en cada momento.

    Más que algo que haces una vez al día o cuando tienes tiempo, se trata de un proceso continuo y sistemático que se sigue antes de hacer algo.

    Un saludo.

    • Diego González Prieto

      Hola José Miguel, lo primero de todo gracias por tu comentario y aportación que haces en relación a las revisiones diarias.

      Tal como indicas no existe como tal la palabra revisión diaria. El sentido o el aporte de esta revisión diaria va más en el sentido de mantener tus listas y sobre todo tu bandeja de entrada actualizada.

      Esta revisión diaria, al menos personalmente, me ayuda tanto a estar tranquilo y organizarme todos mis listados (bandeja de entrada incluida) como tener una visión mejor de lo que me espera al día siguiente. Como bien indicas, debe ser un proceso continuo y sistemático y va en el sentido de la construcción del hábito que indica David Allen.

      Respecto al paso 5, bajo mi punto de vista, a la hora de elegir un trabajo definido, debes analizar primero el contexto en el que te encuentras, la energía y tu tiempo disponible, para a continuación poder elegir la siguiente acción a realizar que se adecue a tu contexto actual dependiendo de tus prioridades.

      Un saludo.

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