Técnicas de Planificación

La regla de los dos minutos en GTD

“La regla de los dos minutos es mágica”. Así de rotundo y contundente lo indica David Allen en su libro Organízate con Eficacia.

Entrando un poco más a fondo, podemos decir que seguir la regla de los dos minutos dentro tu sistema GTD, te permitirá quitarte todas esas pequeñas tareas que lo que hacen es sobrecargar tu sistema. Esa sobrecarga si no se gestiona bien, puede hacer que te bloquees y no consigas avanzar con tus proyectos.

A continuación vamos a pasar a explicar qué es y en qué consiste esta regla de los dos minutos, cuándo se aplica y por qué David Allen indica que es “mágica” esta regla.

Pero antes de comenzar con esta regla, si tienes cualquier duda acerca de qué es y en qué consiste el sistema GTD de David Allen, te recomiendo que eches un vistazo al artículo Introducción a GTD. En él, te explico cuales son los fundamentos de este sistema y sus cinco pasos de una forma muy resumida.

¿Qué es la regla de los dos minutos?

Simple y llanamente esta regla indica que, una vez que has decidido cuál es la acción del asunto que estas clarificando y que esta acción se puede hacer en dos minutos o menos, hazla en cuanto cojas el asunto por primera vez. Si consigues convertir esta regla en un hábito, verás como tu productividad aumenta considerablemente.

Aunque voy a hacer un pequeño apunte acerca de los dos minutos, se flexible. Es decir, que los dos minutos son orientativos y va más encaminado a que esa acción pueda ser completada en un plazo de tiempo relativamente corto al que tienes mientras clarificas.

¿Cuándo se pone en práctica la regla de los dos minutos?

La regla de los dos minutos se aplica en el segundo paso de los cinco que tiene el sistema GTD, mientras clarificamos.

Este paso consiste en identificar qué es cada asunto has capturado en tu bandeja de entrada durante el paso 1 de GTD y definir qué hacer con ellos. Para ello necesitamos preguntarnos qué es el asunto que estamos analizando y si requiere o no una acción. Si la respuesta es afirmativa, tendremos que aclarar qué acción es.

Es en este punto donde la regla de los dos minutos se hace clave. Tal como explicaba antes, si la acción se puede hacer en menos de dos minutos, o en su defecto en un tiempo relativamente corto, HAZLA.

Esquema GTD

¿Por qué es tan importante esta regla de los dos minutos para ser productivos?

Si usamos el sentido común y analizamos que el tiempo que nos cuesta clarificar y organizar una acción es mayor o igual que hacerla, ¿por qué no la hacemos y nos la quitamos de encima en vez de perder ese tiempo en diferirla para realizarla más tarde? Así emplearíamos el doble de tiempo entre organizarla y hacerla que simplemente hacerla. Por lo que dejamos de ser productivos.

Es decir, que por un lado estamos ganando tiempo en realizar una tarea en vez de almacenarla y gestionarla y por otro evitamos que se nos acumulen pequeñas tareas que nos entorpezcan o retrasen proyectos importantes.

Piensa que todo sistema de gestión de tareas no sirve de nada si no realizamos las acciones, o si este propio sistema hace que te tome el doble de tiempo realizar una acción.

Conclusión

Si eres capaz de convertir esta regla en un hábito mientras clarificas, tu productividad aumentará exponencialmente. Si una acción te lleva dos minutos, solamente emplearas ese tiempo en completarla.

Pero cuidado, no te conviertas en esclavo de estas acciones de dos minutos y les dediques todo el día. Aplícala fundamentalmente cuando estes vaciando tu bandeja de entrada.

Un comentario

  • Cipriano Gonzalez

    Es muy interesante , la regla de los 2 minutos, porque es cierto que se pierde mucho tiempo organizando y después desarrollando.

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